Établissements publics : Dématérialisation et valeur probante
des pièces comptables et justificatives
Dans la lignée de la modernisation des procédures d’élaboration et de contrôle des comptes publics, le législateur a prévu la disparition complète du papier dans les échanges ordonnateur-comptable, et cette obligation est effective pour les établissements publics depuis le 1er janvier 2017.
Dans cet article, nous allons nous intéresser à la valeur probante des pièces comptables et justificatives dématérialisées.
Ecrits
L’article 1366 du code civil pose le principe de l’équivalence de valeur entre l’écrit traditionnel et l’écrit électronique.
Néanmoins, pour que les écrits aient une valeur probante, il est nécessaire que les acteurs soient précisément identifiés par une signature fiable et que l’écrit soit intangible dans son contenu.
Actes créateurs de droit
La valeur probante des décisions, délibérations ou contrats est déterminée par les caractéristiques de leur régime juridique propre, qu’il s’agisse d’authentification, d’adoption, de validation, de publication, de notification ou d’enregistrement, et ce, que ces actes soient dématérialisés ou non.
Documents et pièces justificatives
Pour les établissements publics, le recours à des documents dématérialisés pour la conservation et la transmission de documents et pièces justificatives de toute nature est prévu dans l’article 51 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique (GBCP).
Pour que les actes et des pièces ainsi établis et transmis aient une valeur probante, un certain nombre de procédures, protocoles et dispositifs techniques spécifiques doivent être respectés.
L’article D. 1617-23 du code général des collectivités territoriales (CGCT) encadre la dématérialisation des pièces échangées entre l’ordonnateur, le comptable public et le juge des comptes.
Ces échanges doivent être effectués en garantissant la fiabilité de l’identification de l’ordonnateur émetteur, l’intégrité des flux de données et de documents, la sécurité et la confidentialité des échanges ainsi que la justification des transmissions opérées.
Il s’agit ainsi des normes et modalités informatiques définies par l’article D. 1617-23 précité du CGCT et par son arrêté d’application du 27 juin 2007 modifié relatif à la dématérialisation des opérations en comptabilité publique (NOR : BCFR0750735A). Les échanges des mandats et des titres dématérialisés s’effectuent obligatoirement en utilisant le PES V2 ; seuls les bordereaux récapitulatifs pouvant être transmis sous format papier en l’absence de signature électronique.
Valeur probante des actes de gestion dématérialisés
Ci-dessous, quelques caractéristiques notables concernant la valeur probante des actes de gestion dématérialisés :
- Les données électroniques ont un caractère probant à partir du moment où le bordereau auquel elles se rattachent est authentifié par une signature électronique de l’ordonnateur dans les conditions définies à l’article 4 de l’arrêté du 27 juin 2007.
- La signature électronique ou manuscrite du bordereau de mandats emporte automatiquement certification du service fait des dépenses correspondantes.
- La signature électronique ou manuscrite du bordereau de recettes emporte attestation du caractère exécutoire des pièces justifiant les recettes concernées et rend exécutoires les titres de recettes qui y sont joints.
Afin de sécuriser les échanges, la loi encadre fortement les possibilités de transmission au travers des différents modes de sécurisation que sont l’EDI, le PDF signé et la piste d’audit fiable.
Dématérialisation des factures des fournisseurs du public
Par ailleurs l’obligation de facturation électronique devient progressivement obligatoire pour les émetteurs de factures à destination de l’Etat, des collectivités territoriales et des établissements publics.
L’ordonnance 2014-697 du 26 juin 2014 définit ainsi le calendrier d’obligation de facturation électronique pour les émetteurs de factures à destination du public :
- 1er janvier 2017 : obligation pour les grandes entreprises (plus de 5 000 salariés) et les personnes publiques ;
- 1er janvier 2018 : obligation pour les entreprises de taille intermédiaire (250 à 5 000 salariés) ;
- 1er janvier 2019 : obligation pour les petites et moyennes entreprises (10 à 250 salariés) ;
- 1er janvier 2020 : obligation pour les très petites entreprises (moins de 10 salariés).
Une convention-cadre nationale qui fixe les modalités a été adoptée par la structure nationale partenariale (SNP) composée des représentants des trois groupes d’acteurs et partenaires de la dématérialisation (les ordonnateurs, les comptables et les juges financiers, auxquels s’associent les représentants des administrations centrales concernées). Elle fait
régulièrement l’objet de mise à jour.
Ainsi, qu’il s’agisse de la dématérialisation des pièces comptables et justificatives, des échanges avec le comptable public ou des échanges dans le cadre des marchés publics, la dématérialisation s’inscrit dans le cadre d’une administration plus efficace, plus performante et plus économique.
Elle permet d’améliorer la qualité des informations financières et de réduire les délais de paiement. A charge désormais pour les établissements publics de respecter les critères et les dispositions légales permettant de garantir la valeur probante de ces pièces dématérialisées.
