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Maîtrise des données et processus documentaires : les priorités des collectivités à l’horizon 2020

Pour les décideurs du secteur public interrogés par Markess en 2017, les collectivités locales sont en phase d’appropriation du numérique et de transformation digitale, avec d’une part, une volonté d’améliorer la gestion de la relation avec les usagers, mais aussi, celle d’agir sur les processus documentaires entrants et sortants, de s’aligner sur l’application des nouvelles législations et de sécuriser les systèmes d’information.

Les enjeux de l’automatisation des processus documentaires

Comme pour les établissements du secteur privé, les collectivités ont pour enjeu l’automatisation de leur processus documentaires. Parmi ces processus, il est possible de d’identifier les processus RH, parmi lesquels, la dématérialisation des documents et la signature électronique tiennent une part importante, et d’autre part, les processus liés à la facturation électronique.

Ainsi, 82% des décideurs du secteur public interrogés dans le cadre du Programme FLOW de MARKESS indiquent avoir de forts besoins dans l’automatisation des étapes de la validation des documents et la mise en place d’une traçabilité fiable.

Ainsi, plus d’un tiers des DSI du secteur public envisagent de s’équiper d’outils de workflow en 2018, en privilégiant dans l’ordre les métiers de :

  • la relation usager,
  • la gestion financière,
  • la gestion des ressources humaines et gestion de la production,
  • la gestion des achats.

Les chantiers prioritaires des administrations publiques

Les administrations publiques considèrent parmi leurs chantiers prioritaires la mise en place des actions suivantes :

  • la numérisation des documents reçus au format papier,
  • l’intégration des données dans le système d’information,
  • l’archivage des documents numériques,
  • l’activation de workflows afin de valider des contenus, de suivre des processus de production et de traitement des documents, d’allouer des droits d’accès…
  • le renforcement de la sécurité des informations vis à vis des données personnelles des usagers, en conformité avec le RGPD,
  • la facilitation de la recherche d’informations
  • l’amélioration de la collaboration autour des documents

Enfin, outre ces projets liés majoritairement à la gestion des données et des processus documentaires, il faut également noter la volonté des administrations publiques de rationaliser leur système d’information, notamment à travers la mutualisation (des infrastructures, des logiciels, des ressources) et à travers le recours à des technologies innovantes (comme le Cloud Computing).

Les investissements et les recrutements à prévoir

Ces informations rejoignent l’étude réalisée en 2017 par Markess sur les budgets des secteurs publics, qui prévoyaient à l’époque la mise en place de grands projets informatiques et numériques, le recrutement de nouvelles compétences spécifiques aux métiers du digital, et notamment des profils innovants en charge de la gestion des données.

A rattacher désormais avec le recrutement de profils tels que celui du DPO, le “Data Protection Officer“, appelé en français “Délégué à la protection des données”. Le recrutement de ce profil est en effet imposé aux collectivités locales et aux établissements publics par le nouveau règlement sur la protection des données personnelles, le RGPD. Une mesure d’autant plus critique que l’application du RGPD devra être faite à partir du 25 mai prochain.

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