La gestion des données, nouveau défi
pour le secteur public
A l’ère d’Internet, et tandis que les organisations et les entreprises collectent toujours plus de données sur leurs clients, patients, utilisateurs, produits ou environnement… la gestion des données concerne tout autant les organisations publiques que les autres types de structures.
En effet, être capable d’exploiter la donnée publique permet de mieux comprendre son activité, de mieux servir le citoyen, de moderniser l’action des services publics et d’adopter plus efficacement une démarche d’amélioration de la performance.
Mais pour relever le défi de l’exploitation de la data, il est nécessaire pour les services publics d’adopter de nouveaux outils et de nouvelles pratiques qui relèvent de la modernisation des systèmes d’information.
Gouvernance de l’information et analytique
La maîtrise de la donnée est désormais un des principaux enjeux de pilotage et de performance de toutes structures, et les établissements publics sont tout autant concernés. Il est donc important que ces enjeux soient entendus par la hiérarchie de l’établissement, de façon à mettre la gouvernance de la donnée au cœur du système d’information de l’établissement.
La data outil de pilotage
Les données permettent de mieux comprendre son activité, son environnement et jouent un rôle clé dans la prise de décision. Du point de vue des usages pour les établissements, les données peuvent être utilisées en tant qu’outil de pilotage :
- sur le plan des analyses financières, avec la mise en place de tableaux de bord à destination des agents et des managers,
- sur le plan du pilotage, avec la mise à disposition d’information à destination de différents services de l’établissement (contrôle budgétaire, contrôle de gestion, service comptable, service RH…) et permettant le suivi et l’évaluation de la performance de l’établissement.
- sur le plan des méthodes et des procédures, avec par exemple la centralisation des informations dans le cadre du Contrôle Interne Comptable, informations utilisées par le service du contrôle de gestion, le service de la paie, le service comptable, le gestionnaire du budget ainsi que la direction de l’organisation.
Analytique et outils d’exploitation
Ce type de gouvernance de l’information suppose une façon différente de traiter les données, avec la possibilité de tracer et de cibler la granularité des données utilisées, de façon à mieux les exploiter. Pour ce faire, outre des outils de data mining, business intelligence ou reporting, c’est un système d’information orienté services, avec des architectures fondées sur l’usage et la réutilisation des données au-delà de leur fonction première, sur lesquels il faut compter.
Un système d’information orienté data et sécurisé
Nous l’avons vu précédemment, la hiérarchie de l’établissement se doit désormais de se saisir de l’aspect stratégique que représente son capital informationnel. Mais d’un autre côté, c’est à la DSI de l’établissement de s’intéresser à la façon dont les données sont stockées, de permettre leur exploitation de la façon la plus simple, pratique et agile possible, et enfin de s’assurer de leur sécurité.
Le défi du stockage
Tout d’abord, la DSI doit prendre conscience que ces données sont stockées sur des supports de plus en plus diverses, et qu’elles sont de tous types. Ainsi, le département informatique doit travailler à la façon dont les données sont disponibles, et à la façon dont elles peuvent transiter d’une application à une autre. L’objectif c’est de disposer d’un système d’information cohérent, et que les données soient stockées de façon à pouvoir être exploitées, interrogées et transformées en informations.
De plus, les établissements publics disposent d’une problématique particulière, celle de la nécessité de recourir à un stockage à valeur probante, c’est à dire d’un stockage qui assure l’authenticité, la confidentialité, la pérennité et l’intégrité des données. Pour ce faire, l’archivage des données devra respecter un certain nombre de critères, tels que le respect de normes et de standards ou encore l’utilisation de signatures et certificats électroniques
Choisir les bons outils et applications
Une réflexion doit également être effectuée au sujet des applications qui vont permettre l’exploitation de ces données.
- Ces application doivent être simples à utiliser
- Elles doivent pouvoir s’intégrer avec le reste du système d’information.
- Elles doivent permettre d’assurer la traçabilité des documents
- Elles doivent permettre des partages de données sous des formes réutilisables, avec par exemple des formats d’export communément répandus.
- Elles doivent offrir toutes les garanties de conformité avec les évolutions réglementaires auxquelles les établissements publics sont soumis.
Tenir compte de la sécurité
Enfin, il est important que la DSI de l’établissement tienne également compte de la sécurité des informations. À ce titre, elle doit s’assurer de la sécurisation du support et des accès aux documents, et veiller à ce ce que toutes les mesures sont prises pour assurer la sauvegarde de ces informations en cas d’incident, ces différents critères relevant également du stockage probant.
Ainsi, c’est bien l’analyse et la valorisation des données qui sont aujourd’hui au cœur des enjeux de pilotage et de performance des structures publiques. Mettre en place une gouvernance de l’information, avec un système d’information orienté exploitation de la data, suppose une prise de conscience à la fois de la hiérarchie de l’établissement et de sa DSI.
Sécurité des accès, stockage probant, signature électronique et respect des évolutions réglementaires sont tout autant de critères indispensables dans le choix de ces outils d’exploitation des données. Les usages concrets pour les établissements vont des analyses financières et tableaux de bord, au pilotage de l’établissement et à la mise en place de procédures telles que le Contrôle Interne Comptable.
