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Etablissement public, comment migrer son logiciel de gestion financière

La GBCP a mis à jour les principes de la gestion budgétaire et comptable des organismes et établissement publics. L’adaptation du système d’information est un passage obligé pour certains établissements publics, avec des outils informatiques permettant la prise en compte des nouvelles spécificités organisationnelles et de fonctionnement. Dans le cadre de l’acquisition d’un nouveau logiciel de gestion budgétaire, analytique et comptable, quels sont les pré-requis et les points majeurs à prendre en compte pour les établissements publics ?

Pourquoi effectuer une migration de son logiciel de gestion financière ?

Il existe deux principales raisons pour lesquelles un établissement public peut choisir d’effectuer une migration de son logiciel de gestion financière.

  • Certains établissements fonctionnent avec des systèmes de gestion financière dépassés, avec des fonctionnalités qui ne répondent plus aux exigences actuelles de l’institution et qui rendent difficile la production des différentes pièces comptables et des rapports financiers. Dans ce cas, le changement du progiciel s’impose de lui-même.
  • Il peut aussi s’agir de répondre à de nouveaux besoins de l’établissement ou à des nouvelles fonctionnalités à implémenter. C’est ce qui se produit par exemple lorsqu’une nouvelle législation doit être adoptée.

Changer de logiciel de gestion financière, quels avantages ?

Changer de logiciel de gestion financière et un projet de grande envergure pour un établissement public. Mais au-delà des efforts et des investissements que cela représente, il est possible pour l’établissement d’en recueillir un certain nombre d’avantages :

  • Bien entendu, des avantages en terme de rentabilitéd’efficacité et de productivité.
    En clair, le travail sera mieux fait et plus rapidement, ce qui permet également d’améliorer la satisfaction globale des collaborateurs.
  • Cela permet également de rationaliser et de fiabiliser les processus de l’établissement et la qualité du service rendu auprès des citoyens.
  • Enfin, le changement de logiciel, mis en avant auprès des différents partenaires et interlocuteur, permet d’améliorer l’image de marque de l’établissement.

Comment mener un projet de migration logicielle lorsqu’on est un établissement public ?

Il existe plusieurs moyens de mettre en œuvre un projet de migration logicielle.

  • Il est possible de confier l’opération à des collaborateurs au sein de l’établissement, du moment que ceux-ci possèdent les compétences nécessaires. L’avantage est que ces collaborateurs possèdent une connaissance avancée du fonctionnement interne de l’établissement.
  • Lors de l’appel à projets, il est également possible de demander au prestataire des éléments de réponse concernant le pilotage de la migration du logiciel. La conduite du projet, l’installation et le contrôle du logiciel sur le réseau de l’établissement, le paramétrage et la personnalisation de l’outil sont autant d’éléments qu’il est nécessaire d’inclure dans l’appel d’offre.
    La récupération des données et la formation au logiciel doivent également être prévus.

Au final, les choix opérés sont particuliers à chaque établissement, mais une collaboration étroite entre les équipes en charge de la conduite du projet au sein de l’établissement et l’éditeur qui fournit le nouveau logiciel de gestion est souhaitée, voire indispensable.

Que prévoir avant la migration ?

Il existe un certain nombre de prérequis indispensables à la migration du logiciel de gestion financière de l’établissement.

  • S’assurer que le logiciel est interfaçable avec les autres éléments du système d’information, comme par exemple, avec le logiciel de gestion de la paie,
  • S’assurer de la possibilité de la récupération des données de l’ancien logiciel par le nouveau logiciel et de la façon dont le prestataire va mettre en œuvre cette récupération,
  • S’assurer que le logiciel intègre bien toutes les fonctionnalités indispensables à la gestion budgétaire et comptable de l’établissement (voir ci-dessous),
  • S’assurer que le logiciel respecte tous les prérequis en matière de réglementation et en matière de gestion des donnéessécurisation des données et sauvegardes.

Quelques fonctionnalités de gestion budgétaire et comptable majeures

  • Gestion de l’organisation, de l’environnement, de l’exercice, du budget (Engagements, Mandats/Titres, Ordonnancement, Opérations exceptionnelles)
  • Élaboration du budget (Dossiers budgétaires, Inscriptions budgétaires, Publication, Dématérialisation du document budgétaire)
  • Opérations de fin d’année
  • Visualisation des Situations budgétaires
  • Gestion des immobilisations, de la dette
  • Tableaux de bords, graphiques et ratios financier
    Etc

Que prévoir après la migration ?

Après la migration, et le déploiement de la nouvelle solution logicielle de gestion financière, reste le temps de l’appropriation par les collaborateurs, d’une éventuelle conduite du changement et des formations permettant une intégration efficace du nouvel outil.
A noter que la qualité du support réglementaire et technique apporté par l’éditeur se révèle bien souvent comme l’un des critères majeures de l’aboutissement et de la réussite du projet de migration.

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