Comment réussir la dématérialisation de votre établissement de santé
avec Élap et Chorus
Pour les établissements de santé, hôpitaux, cliniques, centres médicaux, la transformation numérique représente de véritables enjeux en terme de qualité de service et de performance. Un système d’information moderne offre aux usagers des services plus personnalisés, de meilleures prises en charges et une simplification et une meilleure efficience du personnel soignant.
De plus, la transformation numérique permet une plus grande opérabilité entre les différents acteurs de la santé.
Dans cet article, nous vous offrons des conseils pour la mise en place d’un projet de dématérialisation au sein de votre établissement hospitalier, avec un focus sur les avantages de la solution de dématérialisation de la solution Élap.
Les enjeux et les avantages de la dématérialisation
pour les établissements de santé
La dématérialisation est au cœur des enjeux de transformation numérique. Pour les établissement de santé, elle permet de nombreux avantages, avec notamment des gains de performance, de coûts et de fiabilité.
Ainsi, la dématérialisation comptable offre aux hôpitaux et aux établissements sociaux et médico-sociaux, les avantages suivants :
- diminution des coûts de gestion,
- simplification et accélération des processus,
- un vecteur unique pour les échanges d’information entre l’établissement et le comptable public,
- une meilleure qualité comptable,
- une auditabilité et une traçabilité renforcées,
- une démarche de développement durable,
- un respect de la réglementation en vigueur.
Réussir son projet de dématérialisation
dans un établissement de santé : quelques bonnes pratiques
Planifier le projet de dématérialisation dans le temps :
Un projet de dématérialisation ne peut être effectué du jour au lendemain, il demande une bonne préparation, et notamment, une estimation des charges de documents à dématérialiser et leur intégration dans le nouveau système.
Déterminer comment est réalisée la dématérialisation :
Le recours à des équipes internes n’est pas forcément la solution à envisager par l’établissement. En fonction des contraintes de temps, de volume, de technologies ou de compétences, il est parfois plus simple et économique de faire appel à un prestataire.
Comprendre les processus en jeu
Pour choisir une solution de dématérialisation adaptée, il est nécessaire pour les porteurs du projet d’analyser les processus de l’établissement, pour bien comprendre les tâches réalisées, le circuit de validation, les documents impliqués, leur volumétrie et les connexions avec le système d’information actuel, et ainsi choisir une solution de gestion des documents dématérialisée capable de s’adapter au fonctionnement de l’établissement.
Les avantages de la solution de dématérialisation Élap GED
La solution Élap (anciennement) MEDIANE propose de nombreux avantages pour la mise en place d’une gestion hospitalière dématérialisée :
- prise en charge complète de la dématérialisation de la recette et de la dépense,
- automatisation : la récupération automatique des factures,
- visualisation pratique : un vue globale de toutes les factures, un menu dédié à la signature
- électronique, la prévisualisation des documents à signer,
- rapprochements automatiques : les factures sont rapprochées avec les bons de commande ; les
- pièces justificatives, telles que les devis, sont associées aux factures.
Des flux d’échanges simplifiés qui respectent les protocoles :
Élap prend en charge les flux d’échanges simplifiés dans le respect total des protocoles règlementaires .
Flux PES Aller : pour transmettre les pièces dématérialisées de l’établissement vers son comptable.
Pièces comptables prises en charge :
- les bordereaux signés,
- les mandats,
- la ou les factures pour chaque mandat,
- le RIB de chaque fournisseur,
- les pièces du ou des marchés et des lots de marchés.
Flux PES Retour : pour informer l’établissement des actions menées par son comptable, notamment en matière de recouvrement, et suivre le cheminement du paiement de la dépense.
Flux ACK : flux Acquittement à l’attention de l’établissement attestant de sa conformité.
Une solution complète de dématérialisation de la Dépense
et de la Recette
La solution Élap propose une dématérialisation complète de la recette et de la dépense, avec les fonctionnalités et modules suivants :
- un connecteur faisant le lien avec le Portail Chorus pour la récupération des factures et la gestion des litiges,
- une Gestion Électronique de Documents pour la validation et l’archivage des factures et pièces justificatives,
- l’adjonction des pièces comptables obligatoires au mandat; au titre ou à l’ASAP,
- un module de signature électronique permettant la dématérialisation du bordereau de mandat et du bordereau de titre,
- un dépôt automatisé des flux PES Recette & Dépense sur le portail Hélios,
- une récupération automatique des flux Ack et PES Retour pour le suivi par l’établissement du paiement des fournisseurs et des débiteurs.
Enfin, la solution Élap dispose d’un support de qualité, d’évolutions permanentes et d’interfaces simplifiées avec un ensemble de partenaires.
Vous souhaitez mettre un œuvre un projet de dématérialisation au sein de votre établissement ? Gagner en efficience et simplifier les modalités d’échanges ordonnateurs/comptables ? Vous recherchez une solution fonctionnelle, efficace et pérenne, utilisée avec succès par près de X établissements ?
