Facture publique : une fiche pratique pour
encourager vos fournisseurs à l’usage de Chorus Pro
C’est en vue de simplifier et de sécuriser la vie des entreprises et des administrations publiques que le gouvernement a mis en place, depuis plusieurs années, la dématérialisation de la facturation destinée à la sphère publique. Tandis qu’un calendrier de mise en œuvre progressif a été mis en place, depuis le 1er janvier 2016, l’usage de la facture électronique est obligatoire pour les grandes entreprises, les entreprises de taille intermédiaire et désormais également depuis le 01er Janvier 2019, pour les PME.
En 2020 ce seront tous les fournisseurs de la sphère publique qui seront concernés, et ce quelle que soit leur taille, incluant donc également les petites entreprises.
Pour mettre en place cette facturation électronique, le gouvernement a créé une solution mutualisée appelée Chorus Pro. Ce portail permet aux entités de la sphère publique le dépôt, la réception et la transmission des factures électroniques, et permet à leurs fournisseurs la consultation des factures.
Ainsi à l’exception des petites entreprises, toutes les structures doivent respecter le circuit dématérialisé et l’utilisation du portail Chorus Pro. Malheureusement, ce process n’est pas encore bien rentré dans les mœurs. Établissements publics de santé, établissements sociaux et médico-sociaux, vous souhaitez encourager vos fournisseurs à l’usage de Chorus-Pro ? Élap vous propose une fiche pratique pour vous aider.
Le contenu de la fiche pratique :
En introduction, nous abordons 3 grandes raisons d’utiliser Chorus Pro, en mettant l’accent sur :
- le respect de la réglementation (Chorus Pro est ou sera obligatoire, à terme, pour tous les fournisseurs de la sphère publique, quelle que soit leur taille),
- la gratuité de l’outil,
- la facilité d’utilisation et de prise en main de l’outil.
Nous présentons également les différentes étapes de manipulation du compte dans le cadre du dépôt d’une facture :
Création du compte
- Connexion
- Saisie de siret, adresse mail, informations personnelles…
Transmission d’une facture
- Identification du destinataire
- Envoi de la facture
Suivi du traitement de la facture
Enfin, une foire aux questions aborde également d’éventuelles questions subsidiaires des utilisateurs.
L’ensemble de ces étapes sont accompagnées par des captures d’écran, de façon à permettre à l’utilisateur de visualiser l’ergonomie et la facilité d’utilisation de l’interface
Structure publiques, établissements de santé, n’hésitez pas à utiliser cette ressource Élap pour communiquer sur la simplicité d’utilisation de Chorus Pro auprès de vos fournisseurs !
Pourquoi utiliser Chorus Pro ?
Chorus Pro, c’est obligatoire pour tous…
Fournisseurs de la sphère publique, quelle que soit votre taille ou votre structure, vous êtes ou serez concernés par l’obligation d’utilisation du portail Chorus Pro, mis en place par le gouvernement, pour la dématérialisation de la facturation.
Chorus Pro est mis à disposition des entreprises et des entités publiques, gratuitement…
Développée par l’AIFE (Agence pour l’informatique financière de l’état), la solution Chorus Pro est gratuite pour tous.
Chorus pro, c’est facile à utiliser
Avec un fonctionnement simple et intuitif, Chorus Pro est facile à utiliser. Découvrez dans cette fiche comment identifier vos clients entités publiques à l’intérieur du portail et leur déposer votre facture.
Les différentes étapes du dépôt de facture
Création du compte
- Connexion https://chorus-pro.gouv.fr
- Saisir adresse mail et numéro de siret
- Complétez vos informations personnelles et celles de votre entité
En tant que gestionnaire principal de votre structure, vous pouvez la mettre à jour ou autoriser d’autres utilisateurs à émettre ou suivre vos factures.
Transmettre une facture
- Identifiez le destinataire dans l’annuaire des structures publiques
Vous pouvez rechercher la structure en utilisant son numéro SIRET, le code service, qui vous a éventuellement été fourni, et le numéro numéro d’engagement, également non obligatoire, et qui peut soit être le numéro du bon de commande, soit le numéro du marché.
- Envoyez la facture (soit depuis votre logiciel de facturation, soit en la déposant au format PDF)
Suivre le traitement de la facture
Le statut de la facture est consultable depuis mon compte, sur ordinateur, tablette ou téléphone mobile
- Vous pouvez suivre l’avancement de vos factures sous l’espace « Factures émises »
- soit en utilisant le Tableau de bord : Vous avez l’ensemble des statuts correspondant à l’état d’avancement de vos factures,
- soit en utilisant l’onglet Rechercher pour affiner vos recherches de factures en saisissant les critères que vous aurez définis au préalable.
- Les factures peuvent facilement être triées par statut d’avancement : brouillon, déposée, mise à disposition, service fait, rejetée, supprimée, mandatée, mise à disposition comptable, mise en paiement.
Foire aux questions :
Que se passe-t-il si une facture est rejetée ?
Si une facture est rejetée ou suspendue, une fenêtre apparaîtra dans l’écran d’accueil afin de vous en avertir dès votre connexion.
Dois-je demander à être rattaché à une structure pour déposer ma facture ?
Seuls les gestionnaires de la structure font une demande de rattachement à une structure. En tant que fournisseur, pour déposer votre facture, il vous suffit de trouver la structure dans l’annuaire des structures publiques.
