Élap GED IDAC

Convention de contrôle allégé en partenariat entre l’hôpital de Camiers et la DGFIP du Pas-de-Calais grâce à Élap GED

Brignole, Novembre 2019 – Élap (anciennement MEDIANE), solution logicielle pour les établissements publics sanitaires et médico-sociaux, annonce la signature d’une convention pour le contrôle allégé en partenariat entre son client, l’hôpital de Camiers, et la Direction Départementale des Finances Publiques du Pas-de-Calais. Un événement qui atteste du succès de la solution de gestion de facturation dématérialisée et de gestion des documents Élap, adoptée par l’établissement de Camiers depuis près de 4 ans.

Depuis Septembre 2019, et suite à un avis de de la Direction Départementale des Finances Publiques du Pas-de-Calais, l’hôpital de Camiers a signé une convention pour le contrôle allégé en partenariat, permettant un allègement des procédures de production de pièces comptables obligatoires pour les dépenses de petit montant.

Le choix de l’hôpital de Camiers pour la mise en place de ce dispositif par la Direction Départementale des Finances Publiques du Pas-de-Calais atteste la présence d’une “organisation structurée”, de “procédures documentées”, de la réalisation de contrôles aux différentes étapes de la chaîne de la dépense et de leur traçabilité au sein de l’établissement. La DDFP du Pas-de-Calais a également constaté un “archivage des bons de commande et des factures rigoureux, structuré et sécurisé” au sein des services audités.

La DDFP du Pas-de-Calais relève comme points forts en faveur de la mise en place d’un contrôle allégé en partenariat sur les dépenses de l’établissement :

  • l’intégrité et la sécurité de la solution Élap (anciennement MEDIANE) et les contrôles embarqués dans le système d’information ;
  • une documentation accessible et un archivage rigoureux, satisfaisant et sécurisé des pièces comptables et des pièces de marché ;
  • une traçabilité effective des opérations dans les services de l’ordonnateur et du comptable public ;
  • l’existence d’un système de contrôle interne opérationnel dans les services de l’ordonnateur et du comptable.

Outre l’utilisation de la solution ÉLAP pour la gestion de l’ensemble des chaînes de dépenses auditées via ses modules Fichiers communs et Gestion Économique Financière (GEF), l’hôpital de Camiers s’est doté, en 2017, du Module Élap GED d’Élap, dans l’optique de faciliter l’archivage des pièces comptables et de marché, de délester leur serveur métier et d’offrir aux factures une meilleure visibilité avec un seul point d’entrée.

Au delà de la satisfaction de ces objectifs premiers, la solution de Gestion Electronique des Documents d’Élap a également permis à l’établissement de gagner une dizaine de jours de délais de traitement, passant les délais de traitement de l’hôpital de 50 jours à 40 jours, et de bénéficier d’une note de 8/10 concernant la qualité de leur archivage lors d’un contrôle de la Chambre régionale des comptes.

Grâce au module Élap GED, l’hôpital peut réceptionner et transformer l’intégralité des documents reçus par mail, courrier ou de la plateforme CHORUS. Ces opérations de réception sont réalisées par le secrétariat de direction, qui transmet également les documents dans les bannettes des services en charge de leur validation. L’établissement dispose également de la traçabilité de l’ensemble des étapes et d’un archivage sécurisé et fiabilisé dans l’armoire numérique GED.

Interview de M. Nicolas JACOB, Chargé de la Direction des Finances à l’hôpital de Camiers

Pouvez-vous présenter en quelques mots votre structure ?

L’IDAC est un établissement public de santé mentale, comprenant également plusieurs structures médico-sociales, situé sur la Côte d’Opale dans le Pas-de-Calais.

L’établissement compte un peu plus de 200 lits d’hospitalisation, ainsi que plusieurs bureaux de consultation de pédopsychiatrie. L’effectif de l’établissement est composé de 410 agents dont 10 praticiens hospitaliers.

Pourquoi avoir envisagé de déployer une solution de dématérialisation et de GED ?

Dans un premier temps pour répondre aux obligations réglementaires qui s’imposaient à nous, et dans un second temps également pour s’adapter à l’évolution des méthodes de travail. Les outils actuels permettent un gain de temps et une sécurisation dans la chaîne de traitement.

Quels types de documents traitez-vous ? de quelle manière ?

Pour le moment, nous traitons l’intégralité des pièces de dépenses et pièces associées (bons de livraisons, RIB, pièces marchés, devis… ), grâce à la Gestion Electronique de Documents DOCUMALIS interfacée avec la GEF de Élap.

Le souhait de la Direction étant de déployer cette GED également pour les documents administratifs, permettant à tous les services de disposer d’une armoire et d’un archivage numérique.

Pourquoi avoir retenu la solution Élap ?

Nous avons retenu la solution Élap (anciennement MEDIANE) car notre ancien prestataire tardait à mettre en place le dispositif de dématérialisation (PESV2), ce qui nous mettait en difficulté par rapport à nos obligations. Nous avons donc migré vers Élap, qui disposait déjà d’une expérience mise à l’épreuve depuis plusieurs mois sur ce dispositif, avec désormais une solution que nous hébergeons, et un “tout en un” puisque nous y retrouvons la Gestion Economique et Financière couplée à la GED, mais également la Gestion des Ressources Humaines, la gestion des patients, la facturation, les tutelles. Un quasi « all inclusive », qui s’est mis en place en à peine 3 mois grâce à l’investissement des équipes et l’accompagnement des formateurs Élap.

Quels sont les bénéfices que vous tirez de la solution de Élap GED ? Etes-vous satisfait ?

Nous avons été établissement pilote dans la solution Élap GED, et avons permis en partenariat avec DOCUMALIS et Élap d’améliorer l’outil de sorte à ce qu’il corresponde aux besoins et organisation des établissements hospitaliers. Nous en sommes aujourd’hui très satisfaits.

Il nous a permis de travailler sur nos organisations, nos échanges et s’avère être une petite révolution dans nos organisations et méthodes de travail. C’est un outil intuitif et simple d’utilisation. Tout le monde se l’est approprié aujourd’hui et personne ne reviendrai en arrière.

Quel rôle a joué la solution Élap dans l’avis de de la Direction Départementale des Finances Publiques du Pas-de-Calais concernant la signature de votre convention pour le contrôle allégé en partenariat ?

La solution Élap a été un atout pour la signature de cette convention de contrôle allégé en partenariat avec la trésorerie, sur un périmètre élargi, puisque nous possédons 3 conventions, sur des périmètres distincts, et correspondant aux plus gros volumes de factures, en comprenant les dépenses de produits pharmaceutiques, les dépenses alimentaires, les dépenses à caractère médical honoraires et sous-traitances, ainsi que toutes les dépenses d’énergie, et de nettoyage des locaux.

Les auditrices de la DGFIP ont fortement apprécié et souligné la sécurité et la fiabilité de la solution Élap permettant de sécuriser l’intégralité de la chaîne de traitement de la dépense, à plusieurs niveaux. L’outil Élap GED, et son archivage numérique sécurisé, permettent de garantir le traitement et le suivi des documents.
Cet audit réalisé autour de l’utilisation de l’outil Élap, a également permis de réaliser les modes opératoires et procédures, sur le traitement de la dépense, et de mettre en place une démarche inter-services (administratifs et logistiques), très enrichissante pour tous les acteurs concernés.

GED et dématérialisation, quels sont les projets à venir ?

Toutes les opportunités qui s’offriront à nous permettant d’améliorer nos méthodes et conditions de travail, de suivre ou anticiper l’évolution de nos métiers.
A court terme, la mise en place de la GED pour les courriers administratifs.

Nicolas JACOB
Chargé de la Direction des Finances
EPSM IDAC de Camiers
http://www.epsm-camiers.fr/

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