Un événement qui atteste du succès de la solution de gestion de facturation dématérialisée et de gestion des documents Élap, adoptée par l’établissement de Camiers depuis près de 4 ans.

Depuis Septembre 2019, et suite à un avis de de la Direction Départementale des Finances Publiques du Pas-de-Calais, l’hôpital de Camiers a signé une convention pour le contrôle allégé en partenariat, permettant un allègement des procédures de production de pièces comptables obligatoires pour les dépenses de petit montant.

Le choix de l’hôpital de Camiers pour la mise en place de ce dispositif par la Direction Départementale des Finances Publiques du Pas-de-Calais atteste la présence d’une “organisation structurée”, de “procédures documentées”, de la réalisation de contrôles aux différentes étapes de la chaîne de la dépense et de leur traçabilité au sein de l’établissement. La DDFP du Pas-de-Calais a également constaté un “archivage des bons de commande et des factures rigoureux, structuré et sécurisé” au sein des services audités.

La DDFP du Pas-de-Calais relève comme points forts en faveur de la mise en place d’un contrôle allégé en partenariat sur les dépenses de l’établissement :

• l’intégrité et la sécurité de la solution Élap (anciennement MEDIANE) et les contrôles embarqués dans le système d’information ;
• une documentation accessible et un archivage rigoureux, satisfaisant et sécurisé des pièces comptables et des pièces de marché ;
• une traçabilité effective des opérations dans les services de l’ordonnateur et du comptable public ;
• l’existence d’un système de contrôle interne opérationnel dans les services de l’ordonnateur et du comptable.

Outre l’utilisation de la solution ÉLAP pour la gestion de l’ensemble des chaînes de dépenses auditées via ses modules Fichiers communs et Gestion Économique Financière (GEF), l’hôpital de Camiers s’est doté, en 2017, du Module Élap GED d’Élap, dans l’optique de faciliter l’archivage des pièces comptables et de marché, de délester leur serveur métier et d’offrir aux factures une meilleure visibilité avec un seul point d’entrée.

Au delà de la satisfaction de ces objectifs premiers, la solution de Gestion Electronique des Documents d’Élap a également permis à l’établissement de gagner une dizaine de jours de délais de traitement, passant les délais de traitement de l’hôpital de 50 jours à 40 jours, et de bénéficier d’une note de 8/10 concernant la qualité de leur archivage lors d’un contrôle de la Chambre régionale des comptes.

Grâce au module Élap GED, l’hôpital peut réceptionner et transformer l’intégralité des documents reçus par mail, courrier ou de la plateforme CHORUS. Ces opérations de réception sont réalisées par le secrétariat de direction, qui transmet également les documents dans les bannettes des services en charge de leur validation. L’établissement dispose également de la traçabilité de l’ensemble des étapes et d’un archivage sécurisé et fiabilisé dans l’armoire numérique GED.